Når offentlige myndigheder baserer it-udbud på det Fællesoffentlige Digitale Arkitekturs standarder, risikerer de at modtage it-systemer, der ikke matcher den komplekse virkelighed i offentlig sagsbehandling. Sådan lyder et opråb fra to førende NNIT-eksperter inden for offentlig it.
Digitaliseringsstyrelsen har med deres Fællesoffentlige digitale arkitektur (FDA) udviklet en fælles ramme for offentlige it-projekters arbejde med arkitektur. Denne ramme tager i høj grad udgangspunkt i de behov, som dækkes af elektroniske sags- & dokumenthåndteringssystemer (ESDH-systemer). Problemet er bare, at dette ensrettede fokus i værste fald kan føre til systemer, der mangler nødvendig funktionalitet og fleksibilitet. Sådan lyder det fra to af NNIT’s eksperter inden for offentlig it, chefarkitekt Christian Vibe Scheller og Louise Keldorff, der er Director for Custom Application Development.
Vanskeligt at møde særegenskaber med Sag 2.0
FDA omfatter blandt andet en sagsmodel (Specifikation af Model for Sag Version 2 – i daglig tale kaldet Sag 2.0), der har til formål at lette dataudveksling mellem systemer ved at standardisere sagsdefinitioner. Imidlertid, påpeger Louise Keldorff og Christian Vibe Scheller, går denne standardisering på kompromis med de specifikke og komplekse behov som varierer betydeligt mellem forskellige offentlige myndigheder og deres arbejdsprocesser. Derfor kommer NNIT nu med en anbefaling til offentlige myndigheder om ikke at lade sig begrænse til FDA-standarden, når de sender it-systemer i udbud.
Når NNIT-eksperterne går i rette med FDA-standarden, skyldes det, at sagsbehandlingssystemer til offentlige myndigheder er en kompleks størrelse. Hvert system skal kunne understøtte specialiserede behov med specifikke sagsegenskaber, som er nødvendige for at kunne foretage korrekt og til dels automatiseret sagsbehandling:
Louise fortsætter: Der er tale om kompleks sagsbehandling, der hverken kan defineres eller håndteres på samme måde. Men Sag 2.0 beskriver et sæt relativt generelle egenskaber, som typisk er de egenskaber, ESDH-systemer understøtter som standard. Vi ved fra erfaring, at det er svært at understøtte kompleks sagsbehandling, når man skal følge de sagsegenskaber, der er beskrevet i Sag 2.0, siger Louise Keldorff.
Christian Vibe Scheller uddyber:
– Ved at følge retningslinjerne i Sag 2.0 følger man også dennes sagsdefinition og klassifikationer. Det giver fint mening for et ESDH-system, hvor hver sag behandles selvstændigt. Men med et komplekst sagsbehandlingssystem, der indeholder millioner af sager, som er fuldstændigt ens opbygget, giver det ikke mening. Omvendt har komplekse sagsbehandlingssystemer behov for oplysninger, der ikke er knyttet til en sag. Det kan være oplysninger om køretøjer, våben eller uddannelser. FDA-standarden giver ikke nogen hjælp til at beskrive disse registre, og standarden anviser heller ikke, hvordan oplysninger fra disse registre kan knyttes til sagerne.
Standarder kan blive en spændetrøje
Problemet ved FDA-anbefalingerne er altså, at de tager udgangspunkt i problemstillinger, som er gældende for ESDH-systemer, men som sjældent er ideelle til mere komplekse systemer som sagsbehandlings- og udbetalingssystemer. Eksperterne gør derfor opmærksom på at, FDA-anbefalingerne kan blive en spændetrøje, der i sidste ende forårsager behovet for dyre og komplekse tilpasninger for at opfylde de komplekse krav.
– Hvis du som offentlig myndighed har behov for et ESDH-system, er det fint at læne sig op ad anbefalingerne. Problemet er bare, at en ren ESDH-løsning sjældent er den ideelle vej at gå, fordi et out-of-the-box ESDH-system sjældent kan håndtere alle de unikke arbejdsprocesser og forretningsregler, der er behov for i offentlige fagsystemer, siger Christian Vibe Scheller og fortsætter:
– Jeg er klar over, at det måske lyder kontroversielt i betragtning af, hvor mange offentlige ESDH-systemer, der allerede findes i dag. Problemet er, at du kommer til at skære alle sagsbehandlingssystemerne over én kam, uanset hvilket lovområde de tjener, og hvilke regler der gør sig gældende på netop det område. Der er ikke en one-size-fits all.
Standardløsningen kan blive den dyreste
NNIT anbefaler i stedet, at offentlige myndigheder udvikler it-udbud, der specificerer krav til systemer baseret på de faktiske arbejdsgange, processer og forretningsregler frem for blot at ”nøjes” med FDA-anbefalingerne. Det kan afgøre, om en skræddersyet løsning eller en standard ESDH-løsning er den mest passende.
– En grundig vurdering af funktionelle krav og arbejdsgange er afgørende, fordi det sikrer budget- og leverancesikkerhed og reducerer risikoen for forsinkelser. Hvis du vælger forkert, ender du som myndighed ofte med alligevel at skulle tilføje dyre og tidskrævende tilbygninger til standard systemet, fordi de komplekse arbejdsgange sjældent kan løses inden for de gængse standarder, siger Louise Keldorff.
Skræddersyet kan sagtens være budgetsikkert
Skræddersyede systemer anses ofte fejlagtigt for at være risikable og usikre i forhold til de ofte faste rammer, der er i et udbud. Dog understreger NNIT, at skræddersyede løsninger med fordel kan baseres på standardkomponenter, som kan tilpasses til den påkrævede specifikke anvendelse og dermed møde nøjagtige behov uden at starte fra bunden.
– Det essentielle er, at offentlige myndigheder bør forlade kassetænkningen og nærme sig hvert nyt it-system med en forståelse af de unikke krav og udfordringer det medbringer. På den måde kan de skabe it-løsninger, der leverer på de definerede gevinster, og som opfylder de nødvendige funktionelle krav for at støtte specifikke, komplekse sagsbehandlingsopgaver, pointerer Louise Keldorff.
Skal vi hjælpe med at finde frem til jeres behov?
Hos NNIT har vi mere end 15 års erfaring med at hjælpe offentlige myndigheder med at udvikle sagsbehandlings- og udbetalingssystemer på lovtunge områder med høj kompleksitet. Vores sektorindsigt gør, at vi forstår det offentlige Danmarks arbejdsgange og -processer indgående. Og vi har stor er erfaring med at omsætte den viden til brugervenlige it-systemer, der imødekommer behovene hos både borgeren og sagsbehandleren.
Kontakt os i dag, hvis vi skal tage en snak om, hvilke behov jeres sagsbehandlingssystem skal tilgodese – og hvordan I bedst understøtter dem med skræddersyet sagsbehandlingssystem, der bygger på velafprøvede komponenter og mange års ekspertise i offentlig it.
